Umowa o współpracę. Jak zawrzeć dobrą umowę – również z firmą z zagranicy.
Umowa o współpracę, z zagraniczną firmą czy nie, to bardzo pojemne określenie.
Pod umową o współpracę bardzo często kryje się umowa B2B (czyli umowa między dwoma firmami), umowa z freelancerem umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług, a nawet umowa o dzieło czy jakiś rodzaj kombinacji wszystkich lub niektórych tych umów. Czy jesteś ekspertem w swojej branży, rzuciłeś etat i wypłynąłeś na szerokie wody własnego biznesu, czy też masz małą lub całkiem sporą firmę :rynek się rozwija, świat się kurczy, a to oznacza umowy z firmami nie tylko z polski ale też z zagranicy. Trzeba sobie jakoś radzić i zawierać umowy z korzyścią dla siebie, zwłaszcza jeśli nie jesteś jeszcze światowym potentatem.
PO CO NAM UMOWY?
Pisałam już o tym tutaj, więc teraz tylko skrótowo przypominam, że w idealnym świecie gdzie płacą na czas, nie grymaszą przy odbiorze zamówienia nad którym ślęczeliśmy po nocach, a podwykonawcy z uśmiechem na ustach dowożą nam wszystko na czas, umowy byłyby niepotrzebne. Ale nie żyjemy w idealnym świecie.
PISAĆ UMOWĘ SAMEMU CZY IŚĆ DO PRAWNIKA?
Udało się. Znalazłeś potencjalnego klienta i teraz pora zacząć negocjować umowę. Pierwsze pytanie, co zrobić? Pisać samemu czy może iść do prawnika?
Rozczaruję Cię ale jeśli jesteś freelancerem, małym przedsiębiorcą, artystą, specem od IT bez wyrobionej marki i dopiero szukasz swojego miejsca na rynku , to zapewniam Cię, że w ok.95% przypadków dostaniesz wzór umowy o współpracę od potencjalnego klienta. A ten potencjalny klient jest najczęściej większą firmą niż Ty, działa na rynku dłużej od Ciebie i ma dużo większe doświadczenie niż Ty w negocjowaniu i zawieraniu tego typu umów. Niestety, nawet jeśli jesteś specem w swojej dziedzinie i zjadłeś na tym zęby to, w momencie kiedy rzuciłeś etat i poszedłeś na swoje zaczynasz niejako od „zera”. Nie stoi za Tobą żadna mniej lub bardziej znana marka. Jesteś tylko Ty sam. Jeśli natomiast jesteś „ freelancerem absolutnym”, wolnym duchem, który walczy o siebie sam i nigdy nie pracował na etacie, to podwójnie zaczynasz od zera.
Zanim w ogóle będziesz roztrząsać dylemat :pisać samemu czy iść do prawnika, trzeba się będzie nauczyć analizować i negocjować cudze wzory umów. Mam nadzieję, że mój blog pomoże Wam i w analizowaniu i w pisaniu i w roztrząsaniu dylematów, więc jedziemy z tym koksem. Zaczynamy od podstaw analizy wzoru umowy przesłanego nam przez klienta.
WZÓR UMOWY W PDFie, CO TERAZ?
Stało się. Dostaliśmy email od potencjalnego kontrahenta. Z wypiekami na twarzy otwieramy załącznik, a tym wzór umowy w pdfie albo nie w pdfie za to tylko częściowo edytowalny, tak, żebyś mógł/mogła wpisać swoje dane na pierwszej stronie i to wszystko. Cóż , być może treść umowy jest tak fantastyczna, że uradowany wypełniasz, drukujesz, podpisujesz i odsyłasz, ale najczęściej jest dokładnie na odwrót. Albo w ogóle nie rozumiesz umowy albo rozumiesz na tyle, żeby od razu się zorientować, że ktoś tu chyba próbuje Cię wykorzystać. Ale ty walczysz o przeżycie. Klientów nie masz, jesteś pod kreską, potrzebujesz pieniędzy a to dobra firma przecież itd. itp. Łamiesz się jednym słowem. Masz wybór albo się złamiesz i ryzykujesz albo prosisz o umowę w wordzie, bo zamierzasz negocjować. Zaznaczam, że w zależności od Twojej konkretnej sytuacji każda opcja jest dobra o ile świadomie dokonałeś wyboru. Dla mnie umowy w pdfie lub umowy tylko częściowo edytowalne są nie do zaakceptowania i zaczynam się zastanawiać czy klient traktuje mnie poważnie. Jeśli druga strona prześle Ci umowę o współpracy w pdfie lub w jakiejś nieedytowalnej formie, to zachęcam do odesłania i uprzejmego poproszenia o wersję w wordzie z informacją, że zamierzasz negocjować. A jeśli się nie zgodzą? Naprawdę chciałabyś/ chciałbyś współpracować z klientem, który nie daje Ci możliwości negocjacji umowy? Zastanów się jak dalej będzie wyglądała Wasza współpraca skoro nie masz prawa głosu w sprawie tak podstawowej jak treść własnej umowy o współpracy.
TREŚĆ I DŁUGOŚĆ UMOWY
Złota zasada : dobra umowa powinna być krótka, precyzyjna i napisana w zrozumiały dla Ciebie sposób.
KRÓTKA UMOWA CZYLI JAKA?
Im dłuższa umowa tym trudniej się w niej połapać, zwłaszcza komuś, kto nie jest prawnikiem. Dlatego wszystkie regulaminy świadczenia usług bankowych, licencje na korzystanie z oprogramowania czy ogólne warunki ubezpieczenia są tak niemiłosiernie długie. Pisałam już o tym we wpisie jak zawrzeć dobrą umowę ubezpieczenia. Oczywiście to zależy od tego czym się zajmujesz, może na przykład dostarczasz bardzo skomplikowanych usług, i po prostu trzeba je dokładnie rozpisać, ale wtedy proponowałabym to zrobić w załączniku po to, żeby nie „rozwadniać” treści umowy. Pamiętaj, że im dłuższa umowa, tym łatwiej będzie drugiej stronie przemycić w niej niekorzystne dla Ciebie zapisy. Po prostu je przeoczysz. W moim odczuciu dobra umowa powinna mieć nie więcej niż 6 stron (3 kartki) plus ewentualne załączniki, ale tylko jeśli są absolutnie konieczne i obejmują czysto operacyjne albo techniczne kwestie (np. listę usług jakie będziesz świadczył, wymiary i specyfikację obrazu czy szafki jaką masz dostarczyć klientowi).
W tym miejscu muszę zwrócić uwagę, że klienci z krajów „common law” typu Wielka Brytania czy Stany Zjednoczone (czyli mówiąc najogólniej wszystkich krajów anglojęzycznych gdzie źródłem prawa są orzeczenia sądowe i nie ma kodeksów i ustaw w naszym, polskim rozumieniu) mają tendencję do potwornego rozwadniania umów. Ich wzory są zazwyczaj wyjątkowo długie, co wynika z tamtejszej kultury prawnej i praktyki ichniego prawa umów. Umowom z firmami z USA i Wielkiej Brytanii poświęcę osobne wpisy, tutaj zaznaczam tylko jedno: nawet tacy klienci są w stanie się „ streścić” i bezwzględnie można i trzeba dążyć do skrócenia takiej umowy do rozsądnych rozmiarów.
UMOWA POWINNA BYĆ PRECYZYJNE I NAPISANA ZROZUMIAŁYM DLA CIEBIE JĘZYKIEM
Dobra umowa jest napisana w ten sposób, że wiesz o co chodzi. Wszelkie ozdobniki, zwłaszcza po łacinie, są kompletnie zbędne. Pamiętaj też, że umowa to nie wypracowanie z polskiego, nie liczy się styl tylko precyzja wypowiedzi. Jeśli czegoś nie rozumiesz, nie bój się prosić drugiej strony o wyjaśnienia i zmieniaj zapisy jeśli trzeba, tak, żeby stały się dla Ciebie zrozumiałe. Pamiętaj również, że jeżeli umowa definiuje jakieś pojęcie, to tej definicji konsekwentnie używamy w całej umowie. To ważne, żeby po pierwsze uniknąć chaosu , a po drugie zgodnie z § 2 art. 65 naszego kodeksu cywilnego „W umowach należy raczej zbadać jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu”. Czyli przekładając na polski, jeśli z jakichś powodów będziesz musiał pójść z kontrahentem do sądu, to zacznie się rozkładanie umowy na czynniki pierwsze. Zwykle okazuje się wtedy, że strony zupełnie inaczej rozumiały zapisy umowy. Im dłuższa i napisana bardziej skomplikowanym językiem, tym więcej punktów zaczepienia dla różnej od Twojej interpretacji kontrahenta. Im krótsza i napisana łatwiejszym językiem umowa, tym trudniej będzie drugiej stronie udowodnić przed sądem, że mogła coś rozumieć opacznie lub „ nie do końca tak” jak zapisaliście w umowie. Natomiast jeśli w umowie definiujecie, dajmy na to, „Informacje Poufne” jako informacje XYZ ale trzy artykuły niżej piszesz ni stąd ni zowąd o „Informacjach Objętych Tajemnicą” zamiast „Informacjach Poufnych” to gwarantuję Ci, że w sądzie okaże się, że druga strona kompletnie nie wiedziała o co chodzi i dlatego na przykład ujawniła swojemu podwykonawcy a Twojemu konkurentowi super ważne informacje dotyczące dajmy na to twoich podwykonawców, sposobu w jaki pracujesz czy eksperckiego oprogramowania, którego używasz.
STRONY UMOWY, CZYLI Z KIM JĄ WŁAŚCIWIE ZAWIERAMY
Umowę może zawrzeć tylko ktoś kto:
- Istnieje – zatem albo jest żywym człowiekiem albo ma tzw. osobowość prawną, czyli przepisy prawa pozwalają mu na bycie stroną umowy (żeby było weselej, prawo polskie ma jeszcze na przykład konstrukcję „ ułomnej osoby prawnej”, czyli tworu, który osobowości prawnej nie ma, ale istnieje na potrzeby zawarcia umowy – na przykład spółka jawna),
- Prawo zezwala mu na zawieranie umów – czyli ma tak zwaną zdolność do czynności prawnych.
Żeby zawrzeć ważną i wiążącą umowę musisz najpierw potwierdzić, że Twój klient istnieje i może zawierać umowy. W Polsce to dość łatwe, bo w przypadku firm oraz osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą sprawdzasz:
- Firmy (wszystkie spółki poza spółką cywilną) – w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Można to zrobić elektronicznie a odpis z rejestru jest bezpłatny. Link do eKRS.
- Stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje, szpitale – również w eKRS, tylko wybierasz ich rejestr Link do eKRS.
- Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą ( w tym każdego ze wspólników spółki cywilnej) – w Centralnej Ewidencji i Informacji o działalności gospodarczej (CEDIG). Można to zrobić elektronicznie, a odpis z rejestru jest bezpłatny. Link do CEDIG.
Jeśli natomiast zawierasz umowę o współpracę z osobą, która nie prowadzi działalności gospodarczej to wystarczy, że ma skończone 17 lat, żyje i nie jest ubezwłasnowolniona.
JAK SPRAWDZIĆ CZY ZAGRANICZNA FIRMA ISTNIEJE
Jeśli zawierasz umowę z zagraniczną firmą lub cudzoziemcem prowadzącym działalność gospodarczą poza granicami Polski, tym bardziej musisz potwierdzić, że Twój kontrahent istnieje i może zawierać umowy. Jak to zrobić? Po pierwsze musisz mieć świadomość, że działalność gospodarcza jest w większości krajów regulowana w taki czy inny sposób z tych samych powodów co w u nas – pewność obrotu prawnego i podatki. Każdy cywilizowany kraj lubi wiedzieć kto prowadzi na jego terytorium działalność gospodarczą, chociażby po to żeby wiedzieć kogo opodatkować, a jego obywatele powinni mieć możliwość sprawdzenia tego w taki sam sposób jak Ty w KRS czy CEDIG. W każdym cywilizowanym kraju istnieją takie czy inne rejestry podmiotów gospodarczych czy spółek prawa handlowego – jednym z wyjątków są Stany Zjednoczone, którym poświęcę pewnie osobny wpis.
Część rejestrów jest nie tylko prowadzona po angielsku, ale też dostępna online – na przykład ten prowadzony przez angielski Companies House, część jest dostępna tylko online lecz nie znajdziemy tam wersji angielskiej jak na przykład w czeskim rejestrze przedsiębiorców – Obchodní rejstřík. Pamiętajmy, że nawet wersja nie angielska może nam dostarczyć informacji, których potrzebujemy. Zawsze możemy ściągnąć odpis i przetłumaczyć gdyby już tak padło.
W przypadku firm z Unii Europejskiej można sprawdzić online czy dana firma jest unijnym podatnikiem VAT. Ma to absolutnie podstawowe znaczenie jeśli sam jesteś podatnikiem VAT UE, ale nawet jeśli nim nie jesteś to i tak informacja z rejestru daje Ci to dodatkowe potwierdzenie, że kontrahent nie jest formą krzak. System nazywa się VIES i żeby sprawdzić kontrahenta, ten musi Ci najpierw podać swój numer unijnego podatnika VAT.
Poza samodzielnym sprawdzaniem, zawsze i to powtarzam zawsze prosisz klienta o przesłanie odpisu z odpowiedniego rejestru potwierdzającego że istnieje i może zawierać umowy. Może być skan. Reakcja na Twoją prośbę dużo Ci powie o tym z kim masz do czynienia. Zapytania o to czy skan wystarczy, czy potrzebujesz notarialnego potwierdzenia albo apostyli (spokojnie, w jednym z moich kolejnych wpisów dowiesz się co to i kiedy tego potrzebujesz), to bardzo dobry znak. Twój potencjalny przyszły partner w interesach traktuje Cię poważnie. Unikanie odpowiedzi, udawanie, że nie wiadomo o co chodzi czy wreszcie oskarżanie Cię o bezczelność, bo oni są taką znaną i poważaną firmą a Ty pytasz o coś takiego – sam rozumiesz. Z tej mąki może chleba nie być. Zastanów się czy warto dalej kontynuować negocjacje.
PRZEDMIOT UMOWY, CZYLI CO MAMY ZROBIĆ DLA KLIENTA
Dobra wiadomość jest taka, że tutaj jesteś ekspertem. Znasz się na tym co robisz, więc z pewnością masz wiedzę, żeby precyzyjnie ustalić ze swoim klientem jakie usługi i w jakim terminie będziesz dla niego świadczył. Jak już to ustalicie, to teraz pora na wpisanie do umowy. Wpisujesz zakres usług tak precyzyjnie jak tylko się da. Jeśli wychodzi z tego cała lista, to polecam zrobić to w załączniku. Umowa nie może pozostawiać wątpliwości co będziesz robił dla swojego klient a czego nie. Jeśli usługi będziesz wykonywał partiami, to musicie dokładnie opisać w umowie do kiedy która partia ma być wykonana oraz jakie są warunki odbioru – kto, kiedy i w jaki sposób je odbierze po stronie klienta. Nad tym naprawdę trzeba się pochylić i będę jeszcze o tym pisać w kolejnych wpisach. W każdym razie na pewno zawsze potrzebujesz jakiegoś namacalnego potwierdzenia, że wykonałeś konkretną część uslug, czyli co najmniej email, jeśli nie na piśmie. W żadnym razie nic „ na gębę”. Bardzo istotne też, żeby wpisać do umowy kto ze strony klienta będzie potwierdzał, że wykonałeś część lub całość usług do których się zobowiązałeś. Pamiętaj, że jeśli ustalicie, że to będzie osoba wskazana z imienia i nazwiska, to co do zasady, tylko ta, konkretna osoba i nikt inny będzie mogła to uczynić. Pomyśl co się stanie kiedy pójdzie na urlop, zachoruje albo zmieni pracę, a ty akurat będziesz mieć coś gotwoe do odebrania. Musisz być precyzyjny, ale też elastyczny i umieć przewidywać. Pamiętaj, że jesteś ekspertem i znasz swoją branżę – wykorzystaj to!
WYPŁATA WYNAGRODZENIA I WYPOWIEDZENIE UMOWY
Nie muszę już chyba powtarzać, że warunki wypłaty wynagrodzenia i wypowiedzenia umowy powinny być jasne i zrozumiałe. Jeśli chodzi o wypowiedzenie, to każda umowa powinna dawać Ci możliwość jej rozwiązania za jednostronnym wypowiedzeniem. W jakich sytuacjach i w jakim terminie to już zależy od Ciebie i specyfiki świadczonych przez Ciebie usług, ale musisz mieć umownie zagwarantowane rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem. W życiu naprawdę zdarzają się różne rzeczy. Przyszłości nie przewidzisz. Oczywiście powinnaś/ -nieneś zadbać o to jak się rozliczysz z kontrahentem w wypadku wypowiedzenia umowy. Warto do dobrze przemyśleć i zapisać.
Warunki wypłaty wynagrodzenia powinny być jasno określone. Za co, w jakim terminie, na jakiej podstawie (odbiór usług przez klienta, faktura/rachunek?) i w jakiej walucie. Jeśli jesteś podatnikiem VAT doradzam jasno wpisać czy kwoty wynagrodzenia w umowie są kwotami netto ( bez VAT) czy brutto. Jeśli Ty i Twój kontrahent jesteście europejskimi podatnikami VAT i świadczone przez Ciebie usługi podlegają „reverse charge” czyli zasadzie opodatkowania podatkiem VAT w kraju nabywcy usługi, wpisujesz to do umowy, żeby nie było żadnych wątpliwości. Jeśli przelewy mają do Ciebie docierać z zagranicy, warto doprecyzować w umowie czy Ty czy Twój kontrahent poniesiecie koszty takiego przelewu.
Jeśli jesteś podatnikiem VAT i wiesz, że będziesz współpracował z kontrahentem dłużej niż do końca najbliższego roku kalendarzowego, powinieneś dla bezpieczeństwa wprowadzić do umowy zapis, że jeśli stawka VAT się zmieni, będziesz doliczać tę nową stawkę do wynagrodzenia. Kiedy zmienia się stawka VAT, to na ogół na wyższą. Jeśli sobie takiej klauzuli nie wpiszesz do umowy, to Twój kontrahent ma pełne prawo stwierdzić, że umówiliście się na kwotę X, z VATem Y i tyle. Jesteś przedsiębiorcą więc ponosisz ryzyko jakim jest zmiana stawki VATu, o ile się przed tym umownie nie zabezpieczysz.
KTÓRA WERSJA JĘZYKOWA UMOWY JEST WIĄŻĄCA I WEDŁUG JAKIEGO PRAWA JĄ INTERPRETOWAĆ
Po pierwsze jeśli zawierasz umowę z firmą z zagranicy, umowa zawsze musi mieć tez polską wersję. Chyba, że jesteś dwujęzyczny od urodzenia, wtedy i tylko wtedy możesz zrobić wyjątek. Nawet jeśli wydaje Ci się, że mówisz biegle w danym języku, jeśli nie jest to Twój język ojczysty, bezwzględnie potrzebujesz polskiej wersji. Do umowy wprowadzasz klauzulę, że „ w razie rozbieżności , umowa będzie interpretowana zgodnie z polską wersją językową”. Pamiętasz, że umowy zawiera się na wypadek wojny i jak przyjdzie co do czego to będziecie analizować nie tylko każde słowo, ale wręcz przecinek. Czy na pewno aż tak dobrze znasz obcy język, że podołasz takiej analizie?
Identyczne zastrzeżenie robisz co do prawa według jakiego umowa powinna być interpretowana – wskazujesz prawo polskie. Pamiętaj, że jeśli wybierzesz prawo obce, to tak naprawdę nie masz pojęcia na co się zgodziłaś/-eś w umowie, no chyba, że znasz perfekcyjnie to obce prawo i orientujesz się w obcym orzecznictwie na temat zawierania umów. Zakładam, że jednak nie. Nie jest również dobrym rozwiązaniem pominięcie kwestii prawa według jakiego umowa będzie interpretowana. Poświęcę temu osobny wpis, ale w tym miejscu jasno zaznaczam, że w zależności od konkretnej sytuacji, milczenie na ten temat otwiera drogę do wielu prawnych rozwiązań i nawet kompletnie skrajnych interpretacji. Jeśli dojdzie do sporu Twój klient będzie mógł twierdzić, że umowa ma być interpretowana dajmy na to zgodnie z prawem kenijskim, a Ty , że z polskim i co wtedy?
Pamiętaj też, że musisz się chronić tym mocniej im z większą firmą będziesz współpracował. Im większa firma tym większe fundusze i możliwości zatrudnienia dobrych prawników na wypadek sprawy w sądzie. Czy na pewno chcesz się mierzyć z niepolskimi prawnikami, w niepolskim sądzie i na gruncie kompletnie nieznanego Ci prawa? Zastanów się.
JAKI SĄD BĘDZIE ROZSTRZYGAŁ SPORY Z UMOWY
W umowie możesz i powinieneś zastrzec przed jakim sądem będziesz się spierał z klientem na temat umowy. W przypadku umów z zagraniczną firmą zastrzegasz, że będzie to sąd polski, właściwy dla Twojej siedziby/ adresu zamieszkania. Pamiętaj, że jeśli będziesz się spierał z kimś z dajmy na to Tajlandii i nie zastrzeżesz przed jakim sądem, to w zależności od sytuacji może Cię czekać wycieczka do Tajlandii (nie jedna) i to na Twój koszt, poza tym tajski sąd będzie prowadził postępowanie zgodnie z tajskimi przepisami nawet jeśli sobie zastrzeżesz w umowie, że wiążąca jest polska wersja językowa a umowę interpretować należy zgodnie z polskim prawem.
Jeśli Twój kontrahent jest z Polski, to pamiętaj, że jeśli w umowie nie będzie zapisu na temat właściwego sądu, to o tym gdzie się sprawa będzie toczyć zadecydują przepisy kodeksu postępowania cywilnego i, w zależności od sytuacji, może się okazać, że czekają Cię wycieczki do Suwałk, a mieszkasz w Bielsku Białej.
TWOJE INFORMACJE POUFNE I PRAWA AUTORSKIE W UMOWIE O WSPÓŁPRACY
Uważam, że zapisy na temat informacji poufnych i praw autorskich w umowie o współpracy są na tyle istotne, iż zasługują na osobny wpis. Podejrzewam zresztą, że na jednym się nie skończy. Tutaj zaznaczam tylko, że zawsze wczytujesz się ze szczególną troską w zapisy umowy dotyczące ochrony informacji poufnych i przeniesienia Twoich praw autorskich. Ochroną jako informację poufne powinny być bezwzględnie objęte wszelkie informacje jakie Twój kontrahent uzyska na temat Twojej firmy, podwykonawców, sposobie działania, know- how, systemów czy programów komputerowych jakimi się posługujesz. W skrócie: chronisz swoją wiedzę, produkty i sposób działania firmy przed ujawnianiem osobom trzecim bez Twojej zgody. Po pierwsze musisz precyzyjnie zdefiniować w umowie co uważasz za informacje poufne, po drugie co do zasady poza sytuacjami kiedy wymaga tego prawo, Twój kontrahent nie powinien móc ich ujawniać bez Twojej zgody i wreszcie nie powinien mieć takiej możliwości również przez jakiś okres czasu po zakończeniu waszej współpracy. Pamiętaj, że konkurencja nie śpi i poufne informacje na temat Twojej firmy czy produktów mogą być dla niej na wagę złota.
Jeśli chodzi o prawa autorskie, to zależy jakiego rodzaju współprace podejmiesz, ale jeśli istnieje chociaż cień szansy, że w ramach współpracy powstanie jakiś utwór, który podlega ochronie praw autorskich, musisz co najmniej zadbać w umowie o warunki przeniesienia praw majątkowych ( a może lepsza będzie dla Ciebie licencja) i wynagrodzenie za nie wykonywanie autorskich praw osobistych.
Pozdrawiam, Prawstoria