Podpis biometryczny w nowoczesnej firmie :co na to prawo?

Tak  jak średniowiecze należało do teologów, a  oświecenie  i wiek XIX do naukowców, tak obecne czasy to epoka speców od IT.  Chyba żadna inna branża nie przeżywa teraz takiego boomu.  Wszystko ma być szybkie, nowoczesne, no i oczywiście skomputeryzowane.  IT jest  modne  i prawdopodobnie pozostanie takie jeszcze przez długi czas. Jednym  za produktów ubocznych tej mody  jest  podpis biometryczny. Zwolennicy rozwiązania mówią o  oszczędności czasu, pieniędzy i zwiększeniu produktywności.  Firmy oferujące taki sposób podpisywania dokumentów mnożą się jak grzyby po deszczu.  Czy  to już pora raz na zawsze wyrzucić papier i długopis?

PODPIS BIOMETRYCZNY: CO TO JEST?

Co to w ogóle jest podpis biometryczny?  Każdy  szanujący się  fan science-fiction kiedy słyszy  „podpis biometryczny” z automatu widzi   wszczepiony pod skórę chip z kodem, skan siatkówki, a już co   najmniej jakiś  cyfrowy  odcisk palca.  Prawo  jeszcze nie definiuje  pojęcia „podpis biometryczny”, czyli na pomoc ustawodawcy w ustaleniu co to jest nie ma co liczyć.  W praktyce podpisem biometrycznym nazywa się podpis składany elektronicznym długopisem ( tzw. „penem)  na  tablecie (najczęściej), na telefonie komórkowym albo na jakimś specjalnie do tego zaprojektowanym padzie.   Każdy kto ostatnio odbierał na Poczcie Polskiej przesyłkę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wie o co chodzi. Z wersji pada lub mini tabletu korzystają też w Polsce poza pocztą  na przykład  większe firmy  kurierskie. Zamiast na papierze podpisujemy się specjalnym elektronicznym długopisem (penem) na tablecie lub padzie i potwierdzamy, że nasza przesyłka dotarła.

JESTEŚMY COOL FIRMĄ CZYLI BIZNESOWE ZALETY PODPISU BIOMETRYCZNEGO

Firmy oferujące tego typu rozwiązania jednym tchem wymienią zalety  podpisu biometrycznego, a są to:

• Oszczędność miejsca w firmie – dokumenty papierowe potrzebują przestrzeni żeby je przechować. Za tą przestrzeń się płaci. Dokumenty podpisane biometrycznie nie zajmują miejsca na półkach.

• Oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów prowadzenia firmy i ogromne przyspieszenie szybkości  transakcji –  nie obciążają cię koszty  pomieszczeń do przechowywania podpisanych tradycyjnie papierów, a umowy podpisywane podpisem biometrycznym  mogą być zawarte praktycznie natychmiast,  niezależnie od tego gdzie aktualnie przebywają podpisujący. Nawet jeśli jedna strona podpisuje  umowę w Warszawie, a druga w Bangkoku i tak robią to w maksymalnie kilka minut. Dodatkowo firma oszczędza na  kosztach przesyłek międzynarodowych. „Biometric Signature  Solution Guide For Financial Sector” opracowany przez  Intel Coporation w 2015r.  podaje, że średniej wielkości  firma z branży finansowej dzięki wprowadzeniu podpisów  biometrycznych na umowach I innych dokumentach zaoszczędzi rocznie średnio 3.440.000 EUR kosztów oraz 45.000 godzin. To dane szacunkowe , ale i tak dają wyobrażenie o skali możliwości tego rozwiązania.

• Podpis biometryczny jest dużo łatwiejszy do stosowania niż certyfikowane podpisy elektroniczne – żeby zacząć stosować podpis biometryczny  nie musisz kupować  drogich certyfikatów dla siebie i wszystkich swoich klientów, a i  tak pozbędziesz się konieczności podpisywania papierowych dokumentów. Inwestujesz w sprzęt i  oprogramowanie do  podpisów biometrycznych i tyle. Nawet przy założeniu, że tablety, pady i peny się zużywają, a  oprogramowanie do podpisów biometrycznych wymaga aktualizacji, wciąż jest to dużo tańsze i dużo  prostsze rozwiązanie niż certyfikowane podpisy elektroniczne. Pamiętaj, że  jeśli zdecydujesz się na wdrożenie podpisów biometrycznych w  twojej firmie, to problem czy twój klient/kontrahent ma certyfikowany podpis elektroniczny i w związku z tym możecie zawrzeć ważną, wiążącą umowę pisemną w formie elektronicznej odpada.  Ważne, że ty masz technologię, która pozwala  twojemu klientowi na podpisanie podpisem biometrycznym pod dokumentem jaki mu prześlesz i już pozbyłeś się z  transakcji całej papierologii.

• Firma zyskuje image innowacyjnej – podpis biometryczny jest  modny, po części dlatego, że firmy, które go używają automatycznie są postrzegane  jako innowacyjne i   Mamy takie  fajne, designerskie peny i tablety. Jesteśmy cool, dużo bardziej cool  niż posługująca się  papierem i długopisem konkurencja, którą została za nami daleko w tyle.

• Firma stawia na ekologię – im mniej papieru zużywasz tym mniej drzew idzie pod topór. Podpis biometryczny piecze ci dwie pieczenie przy jednym ogniu: nie tylko jesteś   firmą z technologicznej przyszłości, ale jeszcze stawiamsz na ekologię.

CO MOŻNA PODPISAĆ PODPISEM BIOMETRYCZNYM I CZY  DA SIĘ TAK ZAWRZEĆ UMOWĘ ?

Skoro  podpis biometryczny ma tyle zalet, to popatrzmy co na to prawo. Co możesz podpisać podpisem biometrycznym i przede wszystkim, czy da się tym zawierać umowy?   Więc po pierwsze podpisem  biometrycznym możemy  podpisać absolutnie każdy dokument. Nasz kodeks cywilny w art. 60  dopuszcza każdą możliwą formę wyrażenia woli. Ustawodawca stawia tylko jeden warunek: „wyrażenie woli musi  być ujawnione w sposób dostateczny”. Co to znaczy?  Możesz się na coś zgadzać lub nie w każdy sposób jaki ci tylko przyjdzie do głowy (smesem,  podpisem biometrycznym, znakiem dymnym puszczanym z ogniska, a nawet chrząknięciem „uhm”), o ile  tylko ta druga strona, czyli osoba, której oświadczenie woli składasz nie ma wątpliwości o co ci chodzi. Pisałam już o tym we wpisie o formach zawierania umowy.  Kiedy  te wątpliwości się pojawiają, czyli zazwyczaj w sądzie, sąd będzie  analizował twoje oświadczenie  woli uwzględniając konkretne okoliczności  złożenia, zasady współżycia społecznego  oraz ustalone zwyczaje ( art. 65 ust.1 kodeksu cywilnego). Nie ma żadnych przeszkód prawnych, żebyś złożył swoje oświadczenie woli  używając podpisu biometrycznego, a że zgodnie z  art. 65 (1) kodeksu cywilnego przepisy o oświadczeniach woli stosuje się też  odpowiednio do innych oświadczeń, to każdy, ale to absolutnie każdy dokument możesz podpisać podpisem biometrycznym złożonym na tablecie, telefonie czy  specjalnym padzie.  Dobrym przykładem oświadczenia innego niż oświadczenie woli jest na przykład potwierdzenie u kuriera czy na poczcie, że dostałeś przesyłkę. Żadnej woli nie wyrażasz, ale oświadczenie składasz. I możesz to spokojnie zrobić podpisem na tablecie.

Dobra, ale co z umowami? Czy mogę  zawrzeć z klientem  umowę kiedy i ja i klient podpiszemy się podpisami biometrycznymi? Jak najbardziej. Umowa to  nic innego jak  wzajemna zgoda na to samo, czyli ja się na coś zgadzam (oświadczam swoją wolę) i ty się zgadzasz (oświadczasz swoją wolę) na dokładnie to samo.  Wymieniamy się swoimi oświadczeniami i   cyk, umowa zawarta.   Co z tego wynika? Ano, skoro możesz składać oświadczenia woli  podpisując się podpisem biometrycznym, to nie ma też przeszkód żebyś w ten sam sposób zawarł  wiążącą umowę ze swoim klientem czy  kontrahentem.   Brzmi bardzo  dobrze, prawda?  Oczywiście są jednak dwa  „ale” i do tego mają za sobą rzeszę sceptyków. Dodam, że sceptyczni są właściwie tylko prawnicy i  biegli grafolodzy. Grafologami zajmę się w kolejnym wpisie na temat podpisu biometrycznego. Teraz rzućmy okiem na pierwsze „ale”. W 100% dotyczy prawa i wątpliwości czy podpisując się podpisem biometrycznym zachowasz pisemną formę  umowy albo innej czynności prawnej czy też nie. Zaznaczam, że wszystkie inne formy czynności prawnej /umowy  są bezpieczne, czyli możesz się śmiało popisywać  podpisem biometrycznym na przykład dla zachowania formy dokumentowej. Wątpliwości co do podpisu biometrycznego  dotyczą tylko zachowania pisemnej formy czynności/umowy.

CZY PODPIS BIOMETRYCZNY TO PODPIS WŁASNORĘCZNY ?

Każde prawo  na świecie, w tym polski kodeks cywilny, zastrzega, że pewne czynności  muszą być dokonywane w formie pisemnej. Jeśli  na dodatek forma pisemna jest zastrzeżona dla czynności  pod rygorem nieważności, to  jeśli jej nie  zachowasz,  czynność jest  nieważna.  Jeśli natomiast  ustawa albo umowa  zastrzega dla  czynności formę  pisemną, ale nie określa co się stanie gdy nie zachowasz formy pisemnej, to oznacza to, że przed sądem nie będziesz się mógł/-a powołać na zeznania świadków żeby potwierdzić, iż czynność faktycznie miała miejsce. Również ani ty, ani twój klient/kontrahent nie będzie mógł zeznawać żeby potwierdzić, że dana czynność doszła do skutku.  Reasumując, w zależności od sytuacji, jeśli nie zachowasz formy pisemnej, to  grozi ci albo nieważność czynności/umowy albo pozbawiłeś-łaś się  możliwości  powołanie w sądzie świadków  żeby udowodnić, że dana czynność faktycznie miała miejsce. Kto chce wnikać w szczegóły, zapraszam do lektury art.73- 78(1) kodeksu cywilnego.

Żeby zachować formę pisemną musisz złożyć pod umową, oświadczeniem woli albo innym dokumentem WŁASNORĘCZNY PODPIS (art. 78 par.1 kodeksu cywilnego) albo certyfikowany podpis elektroniczny art.78 par. 2 kodeksu cywilnego).  Oczywiście pytanie brzmi, czy podpis biometryczny to podpis własnoręczny? Jeśli nie, to  jego atrakcyjność właśnie spadła, bo  do umów i czynności pisemnych go nie użyjesz.

Ci, którzy mają wątpliwości czy podpis biometryczny  jest podpisem własnoręcznym upierają się, że podpis własnoręczny to  wyłącznie podpis złożony na kartce papieru w tradycyjny sposób czyli  na przykład piórem lub długopisem, a nasz Sąd Najwyższy bardzo rygorystycznie podchodzi do zagadnienia własnoręczności podpisu. Nieprawda. Akurat do tej kwestii Sąd Najwyższy podchodzi bardzo zdroworozsądkowo i od lat ma na temat własnoręczności podpisu to samo  zdanie. Sąd Najwyższy  twierdzi, że aby uznać podpis za własnoręczny  powinien to  być „znak pisarski, umożliwiający identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów jak cechy indywidualne i powtarzalne”.  To wszystko. Dociekliwym zalecam chociażby   poczytanie najnowszego  w tej chwili orzeczenia SN na temat własnoręczności podpisu  czyli wyroku z dnia 27 kwietnia 2016 r.o sygnaturze II CSK 518/15. Słowa w tych minimalnych wymaganiach nie ma o  konieczności użycia papieru czy długopisu albo pióra. Podpis własnoręczny musi być  znakiem pisarskim (nie ma nawet wymogu żeby się podpisywać pełnym imieniem i nazwiskiem), który ma na tyle indywidualne i powtarzalne cechy, że  zawsze ten znak pisarski da przypisać jednej i tej same osobie.

Innymi słowy, żeby podpis był własnoręczny, musi  być taki, żeby się dało  jednoznacznie stwierdzić, że ten podpis złożyła właśnie ta, konkretna osoba. Jeśli podpis biometryczny pozwala stwierdzić, że złożyłeś go  właśnie ty, a nie nikt inny, to jest podpisem własnoręcznym.  

Prawo  zezwala na  potraktowanie podpisu  biometrycznego jako  podpisu własnoręcznego.  Cały szkopuł tkwi więc w technologii.  Jak wybrać  najlepszego dostawce usługi podpis biometrycznych dla twojej firmy i czy  podpis  biometryczny da się podrobić? O tym już w następnym wpisie.

Pozdrawiam, Prawstoria